# CASE STUDYAI CHATBOT / EDTECH

Takumi Chatbot: WhatsApp AI Inquiry Assistant

Sistem chatbot WhatsApp interaktif dan dashboard manajemen calon mahasiswa baru berbasis Google Gemini AI dan alur kerja n8n.

CLIENT: Politeknik Takumi

•

YEAR: 2025

•

ROLE: AI & Full Stack Developer

Takumi Chatbot: WhatsApp AI Inquiry Assistant

01 / OVERVIEW

Latar Belakang & Motivasi

Takumi Chatbot dirancang untuk memecahkan beban tim penerimaan mahasiswa baru yang harus menjawab ribuan pertanyaan berulang mengenai program studi, biaya kuliah, beasiswa, dan prosedur registrasi secara manual setiap hari. Mengintegrasikan Google Gemini AI dan orkestrasi n8n dengan backend Laravel, chatbot ini melayani calon mahasiswa secara otomatis 24 jam sehari dengan akurasi data resmi kampus.

5,000+Pertanyaan Camaba Terjawab

< 1.2sKecepatan Respons Rata-rata

80%Efisiensi Waktu Panitia PMB

95%Tingkat Akurasi Informasi

02 / THE CHALLENGE

Tantangan Penerimaan Mahasiswa Baru

Proses manual menimbulkan waktu tunggu berjam-jam dan ketidakakuratan informasi:

Pertanyaan Berulang Skala Besar: 85% pertanyaan berkutat pada biaya, brosur PDF, dan lokasi kampus.

Halusinasi AI: Chatbot tidak boleh mengarang data beasiswa atau biaya kuliah yang salah.

Manajemen Prospek: Panitia kesulitan melacak nomor kontak camaba yang serius mendaftar.

03 / SYSTEM ARCHITECTURE

Arsitektur RAG & Automasi n8n

Menerapkan Retrieval-Augmented Generation (RAG) berbasis Gemini AI dengan n8n untuk orkestrasi alur data.

Gemini AI Knowledge Grounding

Prompt engineering ketat dengan konteks kurikulum Takumi untuk menjawab pertanyaan camaba secara ramah dan terverifikasi.

Google Gemini AIPrompt Engineeringn8n

Laravel Management Back-Office

Dashboard admin untuk memantau log percakapan, melihat statistik minat program studi, dan mengambil alih chat bila diperlukan.

LaravelPHPBladeMySQL

04 / KEY MODULES

Kemampuan & Fitur Utama

01 / 24-7 BOT

Respon Otomatis 24/7 WhatsApp

Menjawab pertanyaan calon mahasiswa kapan pun bahkan di tengah malam atau hari libur.

02 / DOCUMENT DISPATCH

Pengiriman Brosur & Silabus Otomatis

Mengirimkan file PDF brosur dan formulir pendaftaran langsung di ruang chat WhatsApp saat diminta.

05 / OUTCOMES

Dampak Nyata

Berhasil diimplementasikan pada periode PMB dengan kenaikan kepuasan pendaftar:

Panitia PMB dapat fokus pada wawancara calon mahasiswa dibanding menjawab FAQ dasar berulang.

Tingkat pendaftaran awal meningkat 28% berkat respon instan pada calon pendaftar baru.

STUDI KASUS BERIKUTNYA →

Nexa CLI

DEV TOOLS / CLI